Die Organisation ist das Gerüst der öffentlichen Verwaltung und somit die strukturelle Grundlage für die staatliche Aufgabenwahrnehmung. Diese ist durch eine zunehmende Vernetzung bei hoher Arbeitsteilung und eng abgegrenzter Aufgabenbereiche gekennzeichnet. Die Analyse und Optimierung von staatlichem Verwaltungshandeln kann dabei die Binnenstrukturen einzelner Behörden, aber auch die behördenübergreifende Zusammenarbeit und Aufgabenerledigung betreffen.
Serviceaufgaben werden heute zum größten Teil in jeder einzelnen Behörde individuell für die eigene Organisation wahrgenommen. Die dahinter liegenden Prozesse sind dabei in jeder Organisation anders gestaltet, obwohl in Bereichen, wie z. B. Personal, Haushalt oder Beschaffung gleiche Aufgaben zu erledigen sind. Dies führt zu sehr kleinteiligen, aus einer Gesamtsicht heraus durchaus ineffizienten Querschnittsbereichen.
Mit dem Projekt „Aufbau und Ausbau von Kompetenz- und Dienstleistungszentren (Shared Services Center)“ setzt sich die Bundesregierung zum Ziel, der Bundesverwaltung für ihre Querschnittsfunktionen den Bezug kostengünstiger, wettbewerbsfähiger, kundenorientierter, qualitätsorientierter und transparenter Leistungen von Dienstleistungszentren (DLZ) zu ermöglichen. Dabei werden Zentralaufgaben ausgelagert und in DLZ konzentriert.
Die internationalen und globalisierten Markt- und Wettbewerbsprozesse sowie der gesellschaftliche, technologische und demografische Wandel stellen steigende Anforderungen an Staat und die öffentliche Verwaltung und fordern innovatives und fortschrittliches Handeln auf allen Verwaltungsebenen. Zudem werden die Erwartungen von Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen an Qualität und Schnelligkeit öffentlicher Dienstleistungen zunehmend anspruchsvoller und komplexer. Insbesondere die dynamische Entwicklung der Informationstechnologie und nicht zuletzt die weiterhin schwierige Lage der öffentlichen Haushalte haben grundlegende Reformen von Staat und Verwaltung notwendig gemacht.
Die öffentliche Verwaltung sieht sich daher großen Anforderungen gegenübergestellt, die neben den klassischen Anforderungen an das staatliche Handeln (z. B. Rechtssicherheit, Nachvollziehbarkeit, einheitliches Handeln) auch insbesondere folgende Aspekte in den Mittelpunkt stellen:
- Konzentration auf die Kernaufgaben des Staates (Abbau von Bürokratie)
- Kosteneffiziente Aufgabenwahrnehmung (Budgetknappheit, Haushaltskonsolidierung)
- Verbesserung der Qualität
- Erhöhung der Flexibilität
In der Vergangenheit wurden zahlreiche und zum Teil umfangreiche Transformations- und Erneuerungsprozesse in Gang gesetzt (wie bspw. „BundOnline 2005“). Mit dem am 13. September 2006 im Bundeskabinett beschlossenen Programm „Zukunftsorientierte Verwaltung durch Innovationen“ und dem Programm „E-Government 2.0“ wurden wesentliche Grundlagen dafür gelegt, dass die öffentliche Verwaltung die wachsenden Anforderungen in Zukunft erfüllt. Im den am 19. März 2008 durch das Kabinett beschlossenen „Umsetzungsplan 2007“ konkretisierte die Bundesregierung die Gesamtstrategie zur Modernisierung der Bundesverwaltung in 57 Modellprojekten, wobei das Handlungsfeld „Organisation“ und damit auch Aufbau und Ausbau von Kompetenz- und Dienstleistungszentren in der Bundesverwaltung einen zentralen Stellenwert einnimmt.
Die Organisation ist das Gerüst der öffentlichen Verwaltung und somit die strukturelle Grundlage für die staatliche Aufgabenwahrnehmung. Diese ist durch eine zunehmende Vernetzung bei hoher Arbeitsteilung und eng abgegrenzter Aufgabenbereiche gekennzeichnet. Die Analyse und Optimierung von staatlichem Verwaltungshandeln durch gezielt aufgesetzte Organisationsprojekte kann dabei die Binnenstrukturen einzelner Behörden, aber auch die behördenübergreifende Zusammenarbeit und Aufgabenerledigung betreffen.
Die Chance einer Konzentration auf die Kernaufgaben der Verwaltung rückt damit insbesondere auch die klassischen Unterstützungs- bzw. administrativen Serviceleistungen einer Organisation in den Mittelpunkt der Organisationsuntersuchungen. Dabei geht es nicht nur um die Optimierung der Binnenstrukturen und Abläufe solcher Serviceeinheiten. Vielmehr eröffnen sich in diesem Zusammenhang Möglichkeiten der behördenübergreifenden Bündelung und Ausgliederung von Serviceleistungen (bspw. Information und Kommunikation, Personaladministration, Finanz- und Rechnungswesen, Innere Dienste, Beschaffung) in so genannten Dienstleistungszentren (oder Shared Service Center).
Mit dem Projekt 3.1.1 „Aufbau und Ausbau von Kompetenz- und Dienstleistungszentren (Shared Services Center)“ des Umsetzungsplans 2007/2008 des Regierungsprogramms „Zukunftsorientierte Verwaltung durch Innovationen“ hat sich die Bundesregierung zum Ziel gesetzt, den Bundesminis-terien und deren Geschäftsbereichsbehörden für ihre Querschnittsfunktionen bis Ende 2009 den Bezug kostengünstiger, wettbewerbsfähiger, kundenorientierter, qualitätsorientierter und transparenter Leistungen von Dienstleistungszentren (DLZ) zu ermöglichen.
BearingPoint begleitet als externer Berater konzeptionell den gesamten Umsetzungsprozess des DLZ-Projektes und unterstützt durch die fachliche Expertise insbesondere die Themenbereiche der Finanzierung, Steuerung und personellen Umsetzung von Dienstleistungszentren.
